InKA-FM: Der andere Weg – “no CAD”

An dieser Stelle möchten wir ein paar Worte über das “Flächenmanagement” mit “CAFM-Systemen” verlieren.

Die in einer Immobilie vorhandenen Flächen müssen zweifelsfrei betriebswirtschaftlich so effektiv wie möglich genutzt werden. Zu Beginn der Nutzungsphase werden sie den organisatorischen Unternehmenseinheiten zugeordnet. Die geplante Fläche sollte sich an den Vorschriften (Arbeitsstättenrichtlinien, etc.) orientieren. In der Folge können Umnutzungen der Flächen durch Umstrukturierungen, geschäftliche Veränderungen oder Änderungen des Unternehmenszwecks des Gebäudenutzers verursacht werden. Bei einem Nutzerwechsel übernimmt der neue Mieter entweder den gesamten Bereich oder die Flächen werden geteilt. In solchen Fällen sind in der Regel Umbaumaßnahmen erforderlich, die wiederum Änderungen der Grundrisse, Lage- und Montagepläne mit sich ziehen.

Warum erzählen wir das in dieser epischen Breite? Weil diese Fälle äußerst selten vorkommen. Der Flächeneinsatz wird aufgrund des auftretenden Aufwandes im Verhältnis zum relativ geringen Gewinn nicht ständig optimiert. Im Übrigen übernimmt diese Aufgabe nicht der GM-Dienstleister – einerlei, ob intern oder extern. Oder kennen Sie einen Gebäudemanagement-Auftrag, in dem das “Flächenmanagement” integriert ist? Also Aufgaben, welche die Dokumentation, Analyse und Optimierung der Flächennutzung umfassen? Verträge, in denen die räumliche Organisation von Arbeitsplätzen, die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, flächen- und raumbezogene Auswertungen, etc. mit Hilfe grafischer Unterstützung gefordert wird? Nein? Wir können Sie trösten: Uns ist in den letzten 25 Jahren nur einer untergekommen.

Gebäudemanagement-Aufträge umfassen in der Regel technische und infrastrukturelle Dienstleistungen. Sie sind geprägt von einer überwiegend praktischen Ausführung handwerklicher Tätigkeiten. Management- und ingenieurtechnische Aufgaben, insbesondere bezogen auf die Verantwortung als Betreiber einer Immobilie, ergänzen die Leistungspakete. Dies trifft nicht nur bei der Fremdvergabe von GM-Leistungen, sondern auch bei der Ausführung durch eigene Betriebsabteilungen zu. In jedem Fall wird jedoch die effiziente Organisation dieser Leistungen sowie deren Dokumentation für den Gebäudeeigentümer immer wichtiger. Was ist nun die Aufgabe eines CAFM-Systems* in dieser Gemengelage?

CAFM-Systeme unterstützen Sie …
bei der Planung, Organisation und Dokumentation der Gebäudemanagement-Aufgaben.

Nicht mehr und nicht weniger. Von Anfang an stellten wir uns vor diesem Hintergrund die folgenden wichtigen Fragen:

• Welche Aufgaben muß das Betriebspersonal ausführen und dokumentieren?
• Welchen Anteil am gesamten Gebäudemanagement hat die jeweilige Aufgabe?
• Welche Ausbildung / Qualifikation bringen die Ausführenden in diesem Umfeld mit?
• Wie viel der täglichen Arbeitszeit steht für die Beschäftigung mit einem CAFM-System zur Verfügung?
• Welche Features eines CAFM-Systems sind essentiell zur Unterstützung der GM-Aufgaben notwendig?
• Was darf ein CAFM-System kosten?

Das Ergebnis – auch aufgrund unserer Erfahrungen und der Kommunikation mit Immobilieneigentümern und FM-Dienstleistern – war eindeutig: CAD-gestützte Systeme**, die grafisch die Flächen eines Gebäudes darstellen, sind für die Zwecke der Abwicklung von Gebäudemanagement- Dienstleistungen in der Regel “oversized”, sprich überqualifiziert. 99% der auszuführenden Betreibertätigkeiten benötigen keine CAD-Unterstützung. Diese ist nur für ein einziges Aufgabengebiet hilfreich – das selten zum Einsatz kommende Flächenmanagement. Deshalb bedeutet für unsere Kunden und uns:

CAFM = Software für rechnerunterstütztes Facility-Management –
und nicht “rechnerunterstütztes Flächenmanagement”.

Aus diesen Gründen haben wir uns entschieden, bei unserem CAFM-System InKA-FM auf eine CAD-Unterstützung zu verzichten:

• Die Aufgaben des Flächenmanagements werden nur in Ausnahmefällen umgesetzt.
• Den ausführenden Handwerkern, Technikern und Ingenieuren fehlt in der Regel das Wissen, CAD-Software zu bedienen. Hierzu sind spezielle Kenntnisse und tägliches Anwenden der Funktionen notwendig, um effizient und wirtschaftlich arbeiten zu können.
• Der Aufwand zur Erstellung und Pflege digitaler Zeichnungen ist im Altbestand der in Deutschland existierenden Gebäude enorm kostenintensiv und wird von den Eigentümern oftmals gescheut.
• Die Investitions- und Schulungskosten für ein CAD-System sind hoch. Wird es nur selten verwendet, stehen Preis und Leistung in keinem Verhältnis mehr.

Trotzdem ist “Flächenmanagement” mit InKA-FM möglich. So wie bei einem unserer Kunden, bei dem, bedingt durch den Unternehmenszweck, die Mitarbeiter ständig ihre Büros wechseln und die Möbel und Schlüssel mit umgezogen werden müssen. Diese Prozesse verwaltet er mit dem alphanumerischen Flächenmanagement-Modul von InKA-FM.

In der Regel ist das “Flächenmanagement” jedoch nur eine untergeordnete Randaufgabe des Gebäudemanagements und beeinflusst sicher nicht die Wertschöpfung Ihres Unternehmens, die in den Kernprozessen stattfindet.