FM-Beratung für Eigentümer / Property Manager

Ist die Gewerbeimmobilie erst einmal vermietet oder wird von Ihnen selbst genutzt, MUSS sie die erforderlichen und ihr zugedachten Aufgaben erfüllen und einen funktionalen und / oder betriebswirtschaftlichen Gewinn abwerfen. Unabhängig davon, ob es darum geht, …

  • in Industriebetrieben eine geeignete Produktionsumgebung mit zugesicherter Medienversorgung bereitzustellen,
  • die technische / infrastrukturelle Basis für den reibungslosen Betrieb von Krankenhäusern zu gewährleisten,
  • eine hohe Betriebssicherheit für sämtliche baulichen und technischen Anlagen von Flughäfen zu verbürgen,
  • die Rahmenbedingungen für hohen Einkaufskomfort in Einkaufszentren / Shoppingmalls sicherzustellen,
  • die Produktivität durch ideale, vitale Arbeitsplätze in Büroimmobilien / Business Centern zu steigern.

Wenn Sie in der Nutzungsphase erfolgreich sein wollen, müssen Sie drei Grundsteine legen …

Erster Grundstein

Planungs- und Bauphase

Der erste Grundstein für eine erfolgreiche und nachhaltige Nutzungsphase wird bereits in der Planungs- und Bauphase einer Gewerbeimmobilie gelegt. Da wir eine Gewinnmaximierung im Fokus haben, sollten Sie bereits in diesem frühen Stadium des Lebenszyklus’ die späteren Betriebsanforderungen berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Wenn Sie jetzt aufpassen oder uns damit beauftragen, können Sie viel Geld sparen…

  • …mit einer Betriebskosten-bezogenen Planung.
  • …mit einer Gebäudemanagement-gerechten Bauausführung.
 

Zweiter Grundstein

Konzept für den Betrieb einer Immobilie

Ein richtungsweisender zweiter Grundstein wird gelegt, wenn Sie das Konzept für den Betrieb der Immobilie entwickeln und umsetzen. Ob diese zum ersten oder zum x-ten Mal vermietet ist oder durch Ihr Unternehmen genutzt wird, ob “Make-or-Buy”. Aus unserer Erfahrung bieten klare und eindeutige Formulierungen in der Leistungsbeschreibung in jedem Fall mehr Sicherheit für alle Beteiligten, als nur ergebnisorientierte / funktionale Zielbeschreibungen. In der Ausführung soll später nicht über Maßnahmen, Wege und Ergebnisse diskutiert, sondern auf Basis zweifelsfrei vereinbarter Leistungen gehandelt werden. Auch hier gilt es für Sie, Pflöcke einzuschlagen, oder es uns zu überlassen…

  • … mit Vergleichsuntersuchungen zum In- und Outsourcen (Make-or-Buy).
  • … mit der Erstellung geeigneter Betriebskonzepte.
  • … mit der Ermittlung der durch die Betriebskonzepte verursachten Kosten.
  • … mit der Berechnung der Lebenszykluskosten und Erstellung mittel- bis langfristiger Budgetpläne.
  • … mit der Aufstellung von eindeutig formulierten Leistungskatalogen.
  • … mit der Erfassung ausreichend detaillierter und vor allem strukturierter Massen.
  • … mit der Auswahl eines geeigneten CAFM-Systems (falls es einmal nicht InKA-FM sein sollte).
  • … mit einer praxisnahen FM-Ausschreibung / GM-Ausschreibung für Gebäudemanagement-Leistungen.
  • … mit einer bieterunabhängigen Vergleichskalkulation.
  • … mit objektiven Vergabeprocedere.
  • … mit Beratungen zur Betreiberverantwortung.

Bei allen Kalkulationen, Kostenermittlungen und der Massenerfassung / Massenaufstellung kommt unser CAFM-System InKA-FM zum Einsatz. Auch hier schnüren wir gerne “Pakete mit Mehrwert” für Sie – schauen Sie doch mal rein: “Pakete mit Mehrwert”.

Dritter Grundstein

Start-Up-Phase

In der gelungenen und ausreichend langen Start-Up-Phase liegt der dritte Grundstein zur Etablierung eines zielführenden Gebäudemanagements. Was in dieser Phase unterlassen wird, kann in der Folgezeit kaum aufgeholt werden. Fehler manifestieren sich, Versäumnisse summieren sich.
Kurzfristig sieht es so aus, als wenn der Ausführende dies auszubaden hätte, mittel- bis langfristig jedoch trifft es den Immobilien-Eigentümer. Es kommt jetzt darauf an, dass Sie – oder wir – das ausführende Personal kontrollieren, unterstützen und ggf. anleiten …

  • … bei der Überwachung der vom Auftragnehmer zugesagten Fristen.
  • … bei der Implementierung der notwendigen FM-Prozessabläufe.
  • … bei der auftragsspezifischen Schnittstellenkommunikation.
  • … bei der Ausführung der vereinbarten Leistungen.
  • … bei der Dokumentation der ausgeführten Arbeiten.
  • … bei der Einhaltung der zugesagten Qualitätsstandards.
  • … bei der Betreiberverantwortung.

… und während der Betriebsphase den Kurs beibehalten.

Betriebsphase

Während des folgenden Betriebs ist es empfehlenswert, zu prüfen, ob das Schiff auf dem richtigen Kurs ist. Die laufenden FM-Prozesse sind zu begleiten und ggf. zu überwachen. In regelmäßigen, mit dem Auftragnehmer oder der eigenen Betriebsabteilung vereinbarten Abständen und bei Bedarf auch mit unangekündigten Besuchen. Doch nicht nur das Monitoring ist wichtig, die Ausführenden sollten bei Bedarf auch unterstützt und gecoacht werden. In dieser Phase gibt es vielfältige Aufgaben, bei denen wir Sie gerne unterstützen.

  • Aufbauorganisationen analysieren / restrukturieren / reorganisieren (Managementberatung).
  • Ablauforganisationen analysieren / restrukturieren / reorganisieren / neu erstellen (Prozessmanagement).
  • Betriebskosten analysieren / vergleichen / beurteilen / optimieren.
  • Schnittstellenkommunikation zwischen Eigentümer, Mieter, GM-Dienstleister, etc. verbessern.
  • Implementieren von Kontrollsystemen.
  • FM-Qualitätsaudits durchführen, ausgeführte Leistungen kontrollieren / überwachen (FM-Controlling).
  • Kaufmännisches Controlling ausführen, Kosten kontrollieren (FM-Controlling).
  • Technische und kaufmännische Beurteilung von FM-Verträgen.
  • Leistungskataloge analysieren, nacharbeiten, neue erstellen.
  • GM-Dienstleisterverträge optimieren.
  • FM-Ausschreibungen / GM-Ausschreibungen neu erstellen, kalkulieren, begleiten, zum Abschluß führen.
  • Bonus-/ Malus-Systeme einführen.
  • Interimslösungen für Teilnutzungsphasen entwickeln (Leerstandsbetrieb).
  • Technische Due Diligence durchführen.
  • Life-Cycle-Analysen erstellen, Lebenszykluskosten berechnen, Budgets und Rücklagenpläne erstellen.
  • Überprüfen und Neustrukturieren von Betreiberdokumentationen.
  • Erfassen technischer, bautechnischer und infrastruktureller Bestandsdaten mit InKA-FM.
Wird der Betrieb Ihrer Immobilie durch eine eigene Betriebsabteilung durchgeführt, sollten Sie sich auch die folgende Seite anschauen. Ob für fremde GM-Dienstleister oder für eigenes Personal – die Aufgaben im Gebäudemanagement bleiben weitgehend identisch.