InKA-FM: Ereignisse als Triebfedern des Gebäudemanagements

Als Mitte der 80er Jahre des letzten Jahrhunderts das damals neue Geschäftsfeld “Gebäudemanagement” (GM) in Deutschland Fuß fasste, schrieben wir die täglich in einer Gewerbeimmobilie auftretenden Ereignisse in sogenannte “Betriebstagebücher”. Das waren gebundene Kladden, die dem Eigentümer gegenüber zum Nachweis der durchgeführten Arbeiten dienten. Auch damals galt schon die Aussage:

Ereignisse sind die Triebfedern für alle Arbeiten des Facility Managers.

Entweder treten Ereignisse unvorhergesehen ein (z.B. eine Störung) oder der Facility Manager (Objektleiter) plant sie (z.B. die Inspektion / Wartung). In jedem Fall jedoch sind sie Dreh- und Angelpunkt im Gebäudemanagement und er und sein Team müssen bei Eintreten eines Ereignisses handeln und bestimmte Arbeiten ausführen.

“Betriebstagebücher” in Form von Kladden gibt es heutzutage kaum noch. Weil Ereignisse aber immer noch die Ursache für jedwede in einer Gewerbeimmobilie auszuführende Betriebstätigkeit sind, sollten sie auch in CAFM-Systemen an zentraler Stelle erfasst, gemanagt und dokumentiert werden.

In InKA-FM werden alle Ereignisse an zentraler Stelle organisiert und gehandhabt (gemanagt).

Das Funktionsmodul “Ereignismanagement” übernimmt die Aufgabe des “Betriebstagebuchs”. Weil es aber in elektronischer Form vorliegt, erweitern sich seine Funktionalitäten gegenüber diesem. Zum Beispiel können können die Ereignisse nun über individuell anpassbare Reportvorlagen auch für alle Arten von Berichten und Auswertungen herangezogen werden.

In Zusammenhang mit dem “Ereignismanagement” kommt auch der sogenannte “Helpdesk” ins Spiel. Hierunter versteht man eine je nach Vertrag an 365 Tagen im Jahr 24-stündig erreichbare Service-Annahmestelle, an der ein Mitarbeiter aufgetretene Ereignisse von Dritten entgegennimmt und deren weitere Bearbeitung organisiert.

Diese Dienstleistung gibt es bereits seit Beginn des Gebäudemanagements (und sicher auch schon zuvor), doch heute werden die Ereignisse als sogenannte “Tickets” – also “Arbeitsaufträge” – elektronisch erfasst und zur Abarbeitung weitergeleitet. Auch diese Aufgabe wird in InKA-FM vom Funktionsmodul “Ereignismanagement” übernommen. Es stellt auf Neudeutsch also ein “Issue-Tracking-System” oder “Ticketing-System” (Fehler- oder Ereignisverfolgungssystem) dar.

Auch mit dem Ereignismanagement orientiert sich unser CAFM-System InKA-FM an den realen Prozessabläufen beim Betrieb von Gewerbeimmobilien:

Damit Sie sich nicht von einer Software “verbiegen” lassen müssen.

Welche Ereignisse und aus ihnen resultierende Folgeereignisse während der Nutzungs- oder Betriebsphase auftreten können, haben wir für Sie im folgenden Schaubild aufgezeigt.

Ereignisse während der Nutzungs- oder Betriebsphase